Koppeling Fileserver
Zowat elk bedrijf heeft zijn eigen fileserver. Heel vaak worden daar ook project gebonden documenten bewaard. Vanaf nu zit er een stukje code in thinx die toelaat om automatisch mappen aan te maken en/of om deze te openen :
Er dient wel een randbemerking gemaakt te worden. Deze functie kan natuurlijk niet out of the box onmiddellijk werken: op het niveau van de fileserver dienen hier voor webservices voorzien te worden (immers elke server is ook anders bv Windows server, MacOS X server,…) en dient er een stukje middleware geschreven te worden die op afroep van de thinx call deze webservice gaat aanroepen met de nodige paramaters. In die middleware wordt bv ook de pathname geconfigureerd, immers elk bedrijf heeft zijn eigen manier om zaken te structureren op de fileserver.
Agenda verbeteringen
De agenda is een van de meest gebruikte toepassingen in thinx. Of het nu gaat om zaken in te plannen of om registraties in te geven, de agenda staat bij zo wat elke gebruiker constant open. Het is dan ook logisch dat we hier al heel vaak verbeteringen en uitbreidingen hebben aangebracht, maar toch willen we ook in thinx 7.0 de lat nog weer iets hoger leggen, en de algemene gebruiksvriendelijkheid nog verbeteren.
Inplannen van taken
Het inplannen van taken is altijd al een fluitje van een cent geweest : drag en drop. Er is echter één uitzondering: “Niet toegewezen” taken. Net omdat dat die aan niemand toegewezen zijn kwamen deze standaard in de agenda terecht van de persoon die hem sleept. Logisch als dat gewoon een medewerker is, vervelend als dat bv de planner is die die zaken in de agenda van anderen moet zetten. Hij/zij moest steeds de eigen naam afvinken en een andere selecteren. We waren ons van dat probleem bewust, maar vonden geen goede en gebruiksvriendelijke interface. Die hebben we nu wel, en daarom hebben we dit uiteraard ook in thinx 7.0 geïmplementeerd.
Sedert thinx 6.0 kan je reeds focussen op één agenda. Als je nu die focus (1) aanzet op gebruiker X dan zullen alle taken die je in de agenda sleept ook automatisch ingepland worden bij die persoon (2). Een zeer eenvoudige, intuïtieve en daardoor ook zeer mooie manier.
Direct tijdsregistratie aanmaken
Als bijkomende bonus krijg je nu de mogelijkheid om direct uit de takenlijst een registratie te maken: focus op de eigen tijdsregistratie agenda en sleep uit de takenlijst.
Merk op dat de gegevens in de takenlijst iets anders zijn. Alle tijden die getoond worden zijn nu totalen (en niet langer resterende tijd):
- (1) Bel: de voorziene tijd op de taak. Dit is ook de totaaltijd die bij overschrijding in geplande of geregistreerde items voor een waarschuwing (alarm) zal zorgen in de volgende twee puntjes.
- (2) Kalender: de geplande tijd op de taak.
- (3) Klok: de geregistreerde tijd op de taak.
Takenlijst
In bedrijven waar de takenlijst intensief gebruikt wordt en/of er veel medewerkers zijn kan die takenlijst wel heel lang worden. In thinx 7.0 introduceren we 3 manieren om die lijst te beperken tot de meest relevante informatie.
- met een zoekveld om in die takenlijst te filteren
- de takenlijst ook automatisch beperkt tot de actieve agenda’s en zelfs tot de persoon waar je bovenaan op hebt gefocust
- de takenlijst toont enkel projecten van de divisie(s) waartoe de gebruiker behoort
Gerichtere informatie
Als je vroeger in thinx een planning wou maken kreeg je in het popupvenster van een agendaitem alle medewerkers te zien. Thinx wordt momenteel in bedrijven gebruikt waar men enkele honderden gebruikers heeft en dan is die volledige lijst helemaal niet handig. Om die reden ziet u in de nieuwe versie enkel de geactiveerde agenda’s en wat nog meer is: indien u op één bepaalde agenda bent gefocust zal die persoon automatisch ook aangevinkt staan voor de planning. Als kers op de taart zal thinx ook intelligent omgaan met de gefocuste agenda: indien het om de agenda voor tijdsregistratie gaat zal thinx ook veronderstellen dat het nieuwe agendaitem een tijdsregistratie is.
Meer informatie
Algemeen gezien raden we af veel agenda’s tegelijk in de kalender actief te zetten. Thinx kan dan immers niet anders dan alle gegevens van al die kalenders aan de server op te vragen om die vervolgens allemaal in uw browser uit te tekenen. We proberen dat zo efficiënt mogelijk te doen, maar te veel is gewoon te veel en maakt de applicatie “traag”.
Toch kan men soms niet anders en moeten een paar groepen in de agenda geplaatst worden. Daarom zal thinx automatisch de knopjes van de agenda’s kleiner maken als een bepaald aantal agenda’s overschreden werd. Hierdoor blijft meer plaats beschikbaar voor de kalender zelf.
Billable en non-billable registraties
In thinx is er de mogelijkheid op lijnen op billable of non-billable (b/nb) te zetten. Dit heeft zijn invloed naar facturatie toe. Er is ook de mogelijkheid om een tijdsregistratie b/nb te maken, dit heeft zijn invloed op de rendementsrapporten. Op zich zijn die 2 niet met elkaar verbonden. Het kan immers perfect nodig zijn om een non-billable registratie te doen op een billable lijn, bv. als men iets fout gedaan heeft, maar er is toch wel 1 uitzondering hier op: op een non-billable lijn mag je in feite nooit billable registraties zetten. Daarom gaat thinx nu automatisch een registratie als non-billable zetten als deze geregistreerd wordt op een non-billable lijn.
Klant- en divisiespecifieke prijzen
De treebuilder is één van de handigste en meest gebruikte functionaliteiten binnen thinx: vaste prijzen, prijzen van medewerkers, templates voor standaard offertes (bv. huisstijl), het kan allemaal heel vlot en snel.
Hoewel het technisch mogelijk was om zelf specifieke prijzen voor een klant te definiëren had de huidige werkwijze een aantal nadelen, zo bleef het bijvoorbeeld steeds mogelijk om de prijzen van klant x ook bij klant y te gebruiken, of kon je het gebruik van de algemene prijzen niet verbieden…
In thinx 7.0 maken we hier komaf mee. Op heel eenvoudige wijze kan je prijzen specifiëren die enkel voor die klant gelden, je kan bepalen of de algemene prijzen nog wel of niet mogen toegepast worden voor die klant (of enkel de specifieke) en als kers op de taart kan je dit alles per divisie verder bepalen. Om het helemaal mooi te maken introduceren we ook een super eenvoudige manier om prijzen in de treebuilder te editeren (vroeger kon je dit alleen door die prijs binnen een project te slepen, aanpassen en dan terug in de treebuilder te zetten).
Editeren van prijzen in de treebuilder (divisie specifieke prijzen)
Bij bedrijven kies je de divisie waar je de prijzen voor wilt aanmaken/aanpassen. Werk je niet met verschillende divisies dan is er steeds 1 divisie met de naam van jouw bedrijf.
Hier zie je een nieuwe tab : “Prijzen” (1). In dit scherm zie je het huisje met de prijzen die voor deze divisie gedefinieerd zijn. Op de vertrouwde werkwijze (net als binnen projecten) kan je hier nu folders en lijnen aanmaken met prijzen voor deze divisie:
Het is ook mogelijk om hier folders/lijnen te kopiëren uit een andere divisie en die aan te passen bv.: andere prijzenstructuur, andere volgorde, net iets andere omschrijving.
Met deze functionaliteit wordt de klassieke treebuilder die we sinds versie 1.0 van thinx kennen een hoop gebruiksvriendelijker en krachtiger
Prijzen specifiek voor een bepaalde klant
Als we nu, ook weer binnen de lijst van bedrijven, een klant (of prospect kiezen) dan zien we ook daar de nieuwe tab “Prijzen”, maar hier ziet het bijhorende scherm er net iets anders uit.
We hebben bovenaan niet het klassieke huisje (wat al altijd symbool staat voor een divisie) maar een nieuw icoontje: een valiesje (1). Het valiesje staat symbool voor de prijzen die je ‘meeneemt’ voor die klant.
Binnen dit valiesje zie je alle divisies (2) waar deze klant lid van is (in te geven op de tab divisies van een bedrijf) en ook de ‘wild-card’ divisies (zie hier voor onze blog-post over het koppelen van klanten aan een divisie)
Als je de column view van de Treebuilder open klapt zie je alle divisies (3) met de daarbij horende folders en lijnen. Net zoals binnen projecten kan je prijzen uit de Treebuilder naar boven slepen (4) en dit worden dan prijzen specifiek voor die bepaalde klant. Je kan bovenaan zowel de prijs als de omschrijving aanpassen.
Onderaan bij de divisie staat de prijs nu gedimd.
Dit is het normaal standaard gedrag: eenmaal je een specifieke prijs gedefiniëerd hebt voor een klant kan je de algemene prijs niet meer gebruiken voor die klant. Dit voorkomt mogelijke fouten. Immers, als je een specifieke prijs definieëert zal je die ook in 99,99% van de gevallen willen gebruiken. Maar ook voor die ene, zeer weinig voorkomende uitzondering waar je toch beide prijzen wilt gebruiken hebben we een oplossing voorzien. In de Treebuilder kan je bij die prijs met een rechter muisklik kiezen voor ‘Reset voor klant’ zodat hij ook weer beschikbaar wordt.
LET OP! Gebruik dit enkel als je echt specifiek wenst dat er zowel een algemene als klant-specifieke prijs gebruikt kan worden, anders loop je het risico dat men de algemene prijs gebruikt waar er een klantspecifieke gedefiniëerd is.
Uiteraard kan je de klantspecifieke prijs (en omschrijving) aanpassen op de klassieke manier, door deze bovenaan te selecteren:
De goede opmerker heeft bij de uitleg over divisie specifieke prijzen ook een icoon van een “valiesje” zien waar we geen woord over gerept hebben.. Dit valiesje staat er uiteraard niet toevallig maar dient om klant-specifieke prijzen de definiëren voor inter-divisie offertes. Stel, Divisie A is een productie bedrijf dat websites ontwikkelt, divisie B is een algemeen reclamebureau dat voor voor de aanmaak van zijn websites meestal (maar daarom niet altijd) beroep doet op divisie A. Divisie B is dus technisch gezien klant van divisie A, maar krijgt (omdat bv. beiden tot dezelfde holding behoren) klantspecifieke prijzen. Deze kunnen hier dus gedefiniëerd worden.
Bedrijven koppelen aan een divisie
Sinds jaar en dag kan je bedrijven (klanten, prospecten, leveranciers, …) koppelen aan 1 of meerdere divisies in thinx :
Dit is nuttig voor zoekopdrachten, rapporten, … maar in thinx 7.0 gaan we nog een stapje verder. Vanaf nu kun je (maar niet verplicht) het al dan niet kunnen aanmaken van een project voor een bedrijf laten afhangen van het feit of een bedrijf wel of niet gekoppeld is.
Het standaard gedrag van thinx is dat als blijft werken zoals het vroeger was, maar als je het aanmaken van projecten wilt verbieden als een bedrijf niet hoort bij een divisie dan kan je dat instellen op divisieniveau :
Van zodra je het vinkje “Enkel klanten divisie” dus aangevinkt hebt zal je enkel nog projecten kunnen aanmaken voor bedrijven die horen bij de divisie van het project:
Dezelfde functionaliteit is ingebouwd voor leveranciers, maar daar gaat het over wel/niet kunnen aanmaken van prijsaanvragen en bestelbonnen.
Het spreekt voor zich dat we ook rekening houden met deze nieuwe functionaliteit bij het aanmaken van klantspecifieke prijzen. Zie hierover meer in de blog post.
Privileges
Thinx kent reeds vele mogelijkheden om rechten en privileges in te stellen, maar toch kwam vrij vaak de vraag om deze nog verder te kunnen verfijnen.
Alleen consulteren van gegevens
Eén van de meest voorkomende vragen was een soort ‘read-only’ mogelijkheid voor bepaalde onderdelen: mensen mogen zaken wel kunnen consulteren, maar niet wijzigen. In de eerste plaats wordt hiervoor de mogelijkheid geboden om de bekende potloodjes te verbergen.
Subtabs
Subtabs in project en interne registraties kunnen nu ook per gebruiker aan of afgezet worden. Op die manier kan u bepaalde financiële gegevens niet langer toegankelijk maken voor bepaalde gebruikers (kosten-baten bv.)
Meer controle over de kolomweergave en het gebruik van folders en lijnen
Ook binnen de projecten wordt nu de mogelijkheid geboden om zowel in de gewone kolommen (kolomweergave bovenaan) of in de treebuilder een gebruiker zeer gedetailleerd af te schermen. Zo kan u contextmenu items (rechtsklik) al dan niet toelaten, verhinderen dat een gebruiker lijn kan slepen, aanmaken, de omschrijving aanpassen, …
Toegang tot boekhoudkundige gegevens beperken
Ook de boekhoudige gegevens (grootboek rekening en analytische rekening) kunnen afgeschermd worden, zodat bepaalde gebruikers deze alleen kunnen consulteren.
Het instellen van deze privileges gebeurt uiteraard in de de gebruikers module. Daar kan u per groep of per gebruiker instellen welke de rechten zijn :
Wel/geen toegang tot het wijzigen van bedrijven (potloodje)
Beperken van de rechten van het context menu van de kolommen en/of treebuilder
enz…
10-tallen ‘kleinere’ verbeteringen
Naast de vele grote nieuwe features en verbeteringen zijn er in het afgelopen jaar tientallen kleinere verbeteringen geweest. Klein maar niet onbelangrijk! Hier alvast een greep uit de vele verbeteringen:
Snellere rapporten
De rapporteringsmodule in thinx is al altijd het paradepaardje geweest. Ze is niet alleen zeer krachtig maar ook intuïtief en gemakkelijk in gebruik. En dat op een zeer performante wijze. Toch hebben we met enkele eenvoudige ingrepen bepaalde rapporten nog een pak sneller gemaakt, soms wel tot een factor 1.000x sneller. Dat is nu het verschil tussen 2 seconden te moeten wachten en direct je rapport te krijgen.
Sneller plannen in projecten
Het aanmaken van taken in een project was al een fluitje van een cent. In thinx 7.0 lossen we niet alleen een klein, maar storend, visueel probleempje op met de ingaven van een “medewerker” en het veld voor “voorziene tijd”, maar laten we nu ook toe om taken te dupliceren. Zo kan u eenvoudig meerdere gelijkaardige taken voor verschillende personen aanmaken
Bruto marge bij projecten
Zowel bij de kosten/baten analyse als in elk rapport dat je zelf kan maken, kan je nu ook het veld ‘Bruto Marge’ terugvinden. In tegenstelling tot het veld ‘Netto Marge’ wordt hier geen rekening gehouden met de kosten die voortvloeien uit tijdsregistraties. Dus:
- Bruto Marge = Verkoopprijs – Inkomende Facturen
terwijl
- Netto Marge = Verkoopprijs – (Inkomende Facturen + Tijdsregistraties + Materiaalregistraties)
Verfijning aanmaak nieuwe projecten
Nieuwe projecten kunnen enkel nog aangemaakt worden voor prospecten en klanten. Bedrijven van een ander type (bv leveranciers) komen niet meer in de keuze voor. Op die wordt de lijst van te kiezen bedrijven op een logische manier beperkt.
Verfijning aanmaak bestelbonnen/inkomende facturen
Analoog aan de verfijning bij de aanmaak van projecten, kan je vanaf nu enkel nog bedrijven die gemarkeerd staan als leverancier gebruiken om een bestelbon of inkomende factuur aan te maken.
Gebruikerstaal instellen
Thinx is altijd al multi-language geweest: wij konden de interfacetaal van thinx instellen voor u. Nu introduceren we een eenvoudige manier waarop u, per gebruiker, de interface taal kunt instellen.
Deactiveren van layouts
Thinx maakt het makkelijk om zelf printlayouts aan te (laten) maken. Maar na verloop van tijd zijn er misschien een aantal layouts die je niet meer gebruikt. Vanaf nu kan je deze ‘deactiveren’. Ze verschijnen vanaf dan niet meer in de contextmenu’s bij de print symbolen.
Betere export van boolean waarden
Naast de bestaande √ en X kan thinx logische waardes nu ook als true/false of 1/0 exporteren wat handig kan zijn voor nabewerking in andere programma’s zoals bv. Excel.
Extra quickfilter bij aanmaningen
Je hoeft nu geen gewone filter meer in te stellen, maar kan gebruik maken van de handige en snellere quickfilter om te zoeken op betaald/niet betaald.
Duidelijkere foutboodschappen
Wanneer er iets niet correct is bij de ingave waarschuwt thinx u hiervoor. Voor elke vergissing of foute waarde van de gebruiker geeft thinx een foutboodschap. Sommige van die foutmeldingen waren echter wat cryptisch. Op heel wat plaatsen hebben we die specifieker en duidelijker gemaakt zodat het al veel sneller duidelijk is wat u juist fout deed.
Meer informatie in de titel van de vensters
De titel van het venster toonde de meest relevante informatie. We hebben dit even herbekeken en hier en daar werd bepaalde cruciale informatie toegevoegd aan de titel. Zo ziet u bij projecten nu bijvoorbeeld ook het projectnummer en naam van de klant. Bijkomend voordeel dat als je iets in de geschiedenis van je browser opzoekt je ook makkelijker zaken terugvindt.
Meer informatie bij “Voor prijsaanvraag/bestelbon”
De inbox in de meest linkse kolom van de projecten bevat nu ook het projectnummer.
Minder overbodige informatie
Bij het aanmaken van taken in projecten kan je een bij “Omschrijving” een soort van mini-briefing geven over wat er moet gebeuren om die taak tot een goed einde te brengen. “Kan”, want dit was en is nog steeds niet verplicht.
In de vorige versies van thinx werd hier automatisch het volledige pad naar de lijn ingevuld als je zelf niks ingaf. Aangezien dat volledige pad in de agenda reeds getoond wordt, werd het in dat geval 2x getoond. Overbodig dus, vandaar dat we vanaf thinx 7.0 dit veld standaard leeg houden (je kan uiteraard nog steeds een eigen briefing ingeven)
Indexeren van tarieven
Bij langlopende projecten kan het al eens voorvallen dat je met de klant overeenkomt om bij de jaarwisseling (uiteraard kan een ander moment ook in thinx) de prijzen aan te passen. Vroeger kon dit enkel door elke prijs van elke lijn in elk project van die klant aan te passen.
In thinx 7.0 introduceren we een manier om heel snel en bij heel veel lijnen de prijzen aan te passen.
In de module projecten, tab lijnen
kan je nu via een context menu (1) (via rechter muisklik of control-klik) kiezen voor “Wijzig prijzen”.
Net zoals bij andere lijsten kan je de lijnen filteren (2) tot een bepaalde selectie en binnen de gefilterde lijst manueel één of meerdere lijnen (3) in of uit de selectie halen.
waarna thinx je een dialoog toont om deze in aan te passen
Je krijgt steeds de omschrijving en de oude prijs te zien, en thinx gaat lijnen met dezelfde omschrijving en dezelfde prijs bundelen zodat je maar 1x een nieuwe prijs moet ingeven.
Producten
Een veel gevraagde functionaliteit van onze klanten die werken met bedrijven die meerdere ‘Merken’ hebben is om een onderscheid te kunnen maken tussen projecten van die merken. Dat kon uiteraard al via sleutelwoorden (tags), maar deze nieuwe functionaliteit brengt dit naar een nog hoger niveau (oa bv restricties naar koppelingen tussen projecten toe)
Op het niveau van elk bedrijf kan je in thinx 7.0 instellen voor welke producten er projecten kunnen gemaakt worden. Producten laten u toe voor een klant met meerdere brands, maar waarbij correspondentie met de hoofdzetel gebeurt, een logische onderverdeling te maken.
Als voorbeeld nemen we een klant 10-forward, daarvoor zouden we “thinx”, “Stint”, “Bronnenwijzer, … als producten kunnen definiëren :
Als we dan een project aanmaken voor de klant 10-forward, dan kan je kiezen voor welk product dit project aangemaakt wordt :
Uiteraard kan er overal in thinx gezocht en gerapporteerd worden op deze producten.
Betere CSV export
Nog vóór de rapport release bestond in thinx kon u reeds gegevens (alles of wat gevonden werd via een zoekopdracht) exporteren naar een CSV bestand.
Omdat deze manier van werken niet altijd optimaal was: steeds moeten velden aan/af vinken, niet alle (gerelateerde) velden beschikbaar,… werd besloten om deze oude export functie uit thinx te halen en ze te vervangen door een nieuwe. In deze versie van thinx vindt u nog steeds de oude exportknop terug, maar deze zal in een volgende versie uit de interface verdwijnen.
In thinx 7.0 werd de rapporteringsmodule (1) uitgebreid. Je kan, door in layout (2) een keuze te maken, nu niet alleen rapporten maken in PDF formaat, maar ook in HTML(3) formaat en CSV (3). Maw een export naar een CSV bestand van elk, al dan niet bewaard, rapport is mogelijk.
Omdat Excel het vinkje en kruisje bij waar/niet waar waarden niet goed kan verwerken kan u nu bovendien bij het Formattering gedeelte kiezen op welke manier u de waar/niet waar waarden wil exporteren.
Ondanks het feit dat je reeds zeer uitgebreide rapporten kon maken van tijdsregistraties:
- per periode : dag, week, maand, jaar
- per gebruiker of alle gebruikers
kregen we af en toe nog de vraag om nog meer kracht en flexibiliteit.
In eerste instantie kan je meer en complexere zoekopdrachten maken via de nieuwe tab “Tijdsregistraties” (2) in de module “Interne registraties” (1). In deze lijst kan je alle klassieke filters (3) toepassen die in andere modules ook beschikbaar zijn, en uitaard vond ook de rapporteringsmodule (4) zijn weg naar deze tab.
Bovendien kan je deze nu, analoog met de andere filters en rapporten in de rest van thinx, ook bewaren voor hergebruik.
Maar er is meer. Via een eenvoudige rechter-muisklik kan je een selectie van registraties op billable of non-billable zetten of… (tromgeroffel en klaroengeschal…) verplaatsen naar een andere lijn in hetzelfde of een ander project.
Met andere woorden is het nu eenvoudiger dan ooit om één of meerdere registraties in één simpele beweging te verplaatsen van lijn.
Opgepast: om te kunnen exporteren moeten de juiste privileges bij de gebruikers geactiveerd worden! Standaard staat export en rapport af, waardoor de gebruiker niet zomaar registraties kan exporteren. Hou er ook rekening mee dat dit privilege ook bepaalt of de gebruiker bij het project tijdsregistraties kan exporteren en rapporteren!!!
