Skip to content

th!nx 3.1: de brug met uw boekhouding

by Peter on mei 6th, 2011

Er komt een punt waarop u binnen th!nx zoveel facturen begint te maken dat het manueel ingeven van uw verkopen in de boekhouding enorm veel tijd in beslag neemt. Wanneer dit moment aanbreekt, biedt th!nx u nu de mogelijkheid deze kloof veel efficiënter te overbruggen: de boekhoudlink. Alleen al op de Belgische en Nederlandse markt heeft u de keuze uit tientallen gespecialiseerde pakketten en het is dus noodzakelijk dat niettegenstaande de inherente verschillen tussen al deze applicaties th!nx een solide basis heeft om consistent correcte importbestanden te creëren. Met th!nx 3.1 is dit moment aangebroken.

Validatie van gegevens

Het doorgeven van informatie naar de boekhouding vraagt altijd om diepgaandere controle dan normaal: gegevens zoals ONR-nummers, dagboeken, grootboekrekeningen en eventueel analytische rekeningen moeten voor het boekhoudpakket ingevuld zijn, terwijl ze bij manuele ingave door de boekhouder zelf kunnen bepaald worden. Vandaar dat th!nx u enkel met het ontbreken of ongeldig zijn van deze gegevens zal confronteren op het moment dat u de export probeert te doen en dit in een overzicht dat alle relevante gegevens vanop verschillende plaatsen in de applicatie in één gebruiksvriendelijk scherm bundelt.

Validaties boekhouding

Daarnaast is het echter ook zo dat elk boekhoudpakket andere eisen stelt aan de gegevens die doorgegeven worden en dit vroeg om een doordachte oplossing die op lange termijn bruikbaar blijft.

Gelijk, en toch anders

Niet alleen gebruiken de meeste boekhoudpakketten een veel eenvoudigere en dus ook minder dynamische manier om met gegevens om te gaan dan th!nx, maar hoewel boekhouding en de regelgeving daaromtrent in principe voor iedereen gelijk is merkten wij toch op dat elk pakket andere basisvereisten stelt naar hoe de data moet geformatteerd zijn. In de paar gevallen die we tot nu toe bekeken was het zelfs zo dat sommige zaken lijnrecht tegenover mekaar stonden: pakket A werkt met het wettelijk verplichte ONR-nummer, pakket B werkt nog met het oude BTW-nummer zonder landcode en de voorloopnul en een speciaal veld voor buitenlandse BTW-nummers.

We werden dus geconfronteerd met een situatie waarbij th!nx weliswaar alle gegevens heeft die nodig zijn om de brug met de boekhoudpakketten te maken, maar door het ontbreken van enige standardisatie binnen de boekhoudsoftware de integratie binnen th!nx niet alleen voor onnodige ballast, maar bovendien ook nog eens voor tegenstrijdigheden zou zorgen binnen verschillende boekhoudlinks die onmogelijk verenigbaar zijn binnen eenzelfde context.

In plaats van hier voor een snelle en op (waarschijnlijk zelfs heel korte) termijn nefaste lapmiddeloplossing te kiezen, was het voor ons belangrijk een goed doordachte en uitbreidbare oplossing te ontwikkelen.

De webservice: uitbesteden aan een specialist

Boekhoudlinks als dusdanig horen eigenlijk niet in th!nx thuis, ze vormen een tussenschakel tussen th!nx en het boekhoudpakket. Het is dan ook beter het omzetten van de th!nx structuren en gegevens uit te besteden aan een ander “programma” dat zich echt specialiseert in het omgaan met tientallen verschillende pakketten en contexten: de webservice.

Nu zijn wij niet de eerste ontwikkelaar die met dit probleem geconfronteerd werd.
Sommige administratieve pakketten hebben effectief alle boekhoudlinks in het pakket zelf zitten, waarbij uiteindelijk niet alleen voor elk boekhoudpakket specifieke code wordt geschreven, maar bovendien alles nog eens klantspecifiek moet bijgestuurd worden omdat bijvoorbeeld andere periodes gebruikt worden met andere codes daaraan verbonden. Zo komt het dan voor dat voor één boekhoudpakket vijf of zes verschillende stukken code worden geschreven die voor 90% gelijklopen. Iedereen snapt dat dit een drijfzandsituatie is: wat als het boekhoudpakket in een nieuwe versie een aanpassing aanbrengt? Alle custom links mogen aangepast worden.
Andere pakketten pakken het dan iets efficiënter aan: zij exporteren de gegevens in een bepaald bestandsformaat, zoals het zeer verbose XML. Dit bestandje moet u dan inlezen in een desktopapplicatie die u toelaat te kiezen naar welk boekhoudpakket u wil exporteren. U dient in deze desktopapplicatie nog verschillende instellingen in te geven. Het is een stap in de goeie richting, maar waarom is het nodig om iets lokaal te installeren (met alle mogelijke problemen vandien) als alles even goed online rechtstreeks kan gebeuren, zonder dat u eigenlijk merkt dat de gegevens door een ander programma verwerkt worden? En wat als uw boekhouder beslist naar een pakket over te stappen dat nog niet in de desktopapplicatie zit? Wachten op een nieuwe versie en die vervolgens op al uw computers zelf installeren of mogelijk zelfs tegen betaling? Een overbodige en veel te complexe oplossing!

Eigenlijk zijn we allemaal al vertrouwd met webservices. Velen onder ons zullen Twitter en Facebook wel kennen. Er zijn honderden websites die op de één of andere manier Twitter- of Facebookfeeds tonen, telkens op een gans andere manier en met een ander doel. Dat is omdat Twitter toelaat via een webservice gegevens op te vragen. Met andere woorden: webapplicaties kunnen onderling met mekaar communiceren!

Dit is nu net wat gebeurt voor de boekhoudlinks ook: th!nx raapt alle gegevens die met verkoopfacturen te maken hebben samen, geeft die door aan een andere webapplicatie die met dezelfde gegevens gelijk welk exportbestand kan maken en onafhankelijk van het boekhoudpakket zal th!nx de juiste bestandjes kunnen maken en naar u doorsturen in een ZIP-bestand. Voor u is het zo dat het lijkt alsof th!nx uw boekhoudapplicatie volledig kent, maar eigenlijk komt de magie van een ander programma dat wij ontwikkelden en naast th!nx draait. Th!nx zegt gewoon aan de boekhoudwebservice: “Hier zijn alle gegevens, maak mij eens de importbestanden voor boekhoudpakket X en ja, ik wil ook dat je de analytische gegevens voor mij verwerkt a.u.b.”

Op deze manier kunnen wij op veel kortere termijn nieuwe boekhoudsoftware ondersteunen en kunnen wij alles correct en zeer specifiek finetunen zonder binnen th!nx met uw gegevens te moeten spelen.

From → Facturatie, thinx 3.1

No comments yet

Leave a Reply

Note: XHTML is allowed. Your email address will never be published.

Subscribe to this comment feed via RSS