thinx 2.8: voorschotten en deelbetalingen

Th!nx 2.8 luidt het nieuwe jaar in met de mogelijkheid voorschotten en deelbetalingen op te volgen. Voortaan kan u zowel vóór de effectieve facturatie als na de facturatie betalingen ingeven en monitoren! En alsof dat nog niet genoeg was, ook inkomende facturen kunnen vanaf nu op dezelfde nauwgezette manier worden bijgehouden!

Voorschotten en deelbetalingen: een overzicht

Betalingen worden altijd ingegeven op factuurniveau. Indien u voor een bepaald project met deelbetalingen wil werken, maakt u een proforma factuur voor de lijnen waar u voorschotten op wil inplannen en opvolgen. U kunt deze uiteraard later aanvullen met extra lijnen om zo de definitieve factuur te maken. Het spreekt voor zich dat alle betalingen meegenomen worden bij het omzetten van de proforma naar de factuur.

U kunt bovendien nog steeds de oude manier gebruiken waarbij een factuur in één keer volledig op betaald wordt gezet, zowel vanuit de lijst van de facturen als in de details op factuur- en projectniveau. Hierbij wordt in de betalingen een extra lijn aangemaakt voor het saldo van de factuur.

In de tab “Betalingen” bij de factuur vindt u een overzicht van de betalingsopvolging. U kunt zonder probleem vooraf betalingen inplannen, zodat u die kunt opvolgen. In bovenstaande screenshot ziet u dat er overeengekomen werd drie voorschotten op de factuur te betalen. Eén hiervan werd betaald, er staat nog één voorschot open dat tegen 18 januari moet betaald worden en er is een voorschot dat al moest betaald zijn en dus vervallen is. Bovenaan in de detailgegevens van de factuur kan u snel de status van de betalingen zien (wanneer u nieuwe betalingen ingeeft, zal u de pagina moeten verversen alvorens deze gegevens up-to-date zullen zijn).

In de lijst van de facturen, proforma facturen en inkomende facturen kan u ook al deze gegevens terugvinden. Standaard zijn niet alle betalingskolommen zichtbaar, maar deze kunnen zonder probleem voor u persoonlijk altijd actief gezet worden wanneer u deze aanvinkt:

Er werden ook een aantal filters toegevoegd op lijstniveau, waarmee u snel een lijst kan opvragen van facturen waarop deelbetalingen staan die betaald zijn, open staan of vervallen.

Uiteraard kan u ook deze betalingen vanaf nu in de layouts verwerken. U kunt een geupdate layout cheatsheet terugvinden onderaan in de links van onze blogpost over layouts. Binnenkort vindt u op onze blog ook nieuwe standaardlayouts terug waarin deze module opgenomen werd bij wijze van voorbeeld.

Waarschuwing

De voorschotten zijn geen voorschotfacturen! Het gaat hier om overeengekomen voorschotten of deelbetalingen op een bestaande (pro)formafactuur en dus niet om een factuur waarvan het totaalbedrag berekend wordt vanuit reeds bestaande facturen.

Omdat de status “Betaald” niet meer wordt bepaald door een manueel in te stellen parameter, maar door de gekoppelde betalingstabel worden alle facturen waar het totaal nul euro bedraagt nu automatisch als betaald beschouwd. Ook kunt u niet meer een (inkomende) factuur bij het aanmaken onmiddellijk op betaald zetten. Er moeten immers eerst lijnen met een bepaald bedrag bestaan vóór die met een betaling kunnen afgeboekt worden.

Het kan ook gebeuren dat de eerste maal bij het opvragen van een lijst van facturen of inkomende facturen een applicatiefout zich voordoet. Meestal volstaat het de pagina eens te verversen of de instructies te volgen in deze blogpost.