Taken: deadlines, voorziene tijd en inplannen

Taken — ook wel gekend als todo’s — kon u reeds in th!nx 3 terugvinden in uw persoonlijk dashboard. In th!nx 4 breiden we deze feature over het ganse projectgedeelte uit. Niet alleen kan u dit nu daadwerkelijk als deadlines voor al uw projectonderdelen gebruiken, u kan ze effectief rechtstreeks in de kalender gaan inplannen en vervolgens op projectniveau zo grof of fijn als u zelf wil gaan opvolgen.

Taken ingeven bij project

Nog nooit was het zo eenvoudig tijd te voorzien voor een bepaalde lijn of map, of zelfs algemeen over het project. U kunt moeiteloos deadlines ingeven in de subtab “Taken”, waar u al dan niet een medewerker en een voorziene tijd kan definiëren.

Dit overzicht op projectniveau kan u uiteraard vanop elk niveau raadplegen en bijsturen. Als u op het project de tab “Taken” bekijkt, zal u zowel de algemene deadlines op project als deze op bepaalde mappen of lijnen binnen het project mooi te zien krijgen.

Plannen aan de hand van het takenoverzicht

Uiteraard is het vastleggen van deadlines en de daarbij voorziene tijd voor de taak niet echt nuttig, tenzij u deze ook effectief en gemakkelijk in de agenda van de medewerkers (of uzelf) kan gaan inplannen. Rechts van de kalender vindt u nu een lijst van alle onafgesloten taken terug, die u gewoon via drag-and-drop in de kalender kan gaan plannen. Indien de taak aan een bepaalde medewerker is toegewezen, zal de planning uiteraard ook op deze medewerker gebeuren. Indien de taak aan niemand werd toegewezen, komt die standaard op u te staan, maar kan u die na het slepen eenvoudig van medewerker veranderen.

In deze takenlijst kan u bovendien perfect volgen hoeveel van de voorziene tijd reeds ingepland is, of dit nu via één planningsitem gebeurt of door middel van verschillende. Indien de voorzien tijd werd overschreden, komt dit ook duidelijk naar voor in de takenlijst.

Eens een taak volledig in de kalender werd ingepland en u die niet meer wenst te zien, kan u die uiteraard ook onmiddellijk in de takenlijst op afgewerkt zetten, zodat hij uit de lijst verdwijnt.

Het takenoverzicht

In de module “Projecten” vindt u nu ook een extra tab “Taken” terug, waarin u een volledig overzicht van de taken kan opvragen.

Hierop kan u net zoals bij alle andere lijsten uitgebreid gaan filteren en uiteraard ook exporteren naar een CSV-bestand, alsook een ganse reeks taken in één keer op afgewerkt of terug op niet-afgewerkt zetten via de rechtermuisknop.

Extra kolommen in andere lijsten

In de lijst van projecten, offertes, orders en lijnen vindt u een aantal nieuwe kolommen terug die rechtstreeks gelinkt zijn aan al deze nieuwe functionaliteit:

• Gepland: de totale geplande tijd
• Tijd effectief: de totale geregistreerde tijd
• Tijd geschat: de totale tijd die geschat/voorzien werd
• Nog gepland: de totale tijd die nog ingepland staat in de toekomst
• Nog te registreren: de tijd die nog beschikbaar is voor tijdsregistratie, de totale voorziene tijd – de effectief geregistreerde tijd
• Nog te plannen: de tijd die nog beschikbaar is om in te plannen, de totale voorziene tijd – de effectief geregistreerde tijd – wat nog ingepland staat in de toekomst

Indien de bovengenoemde aggregaten negatief blijken te zijn, dan zal dit al in de lijst duidelijk aangegeven worden door de rode achtergrond.

Tijdsbesteding binnen het project

Bij het project zelf vindt u overigens ook hetzelfde overzicht terug. Dit overzicht laat u toe binnen een groot project op de verschillende onderdelen ervan een evaluatie van het tijdsgebruik te doen.

Een paar extraatjes

In th!nx 4 is het nu ook mogelijk de agenda’s van uw collega’s makkelijk in iCal of Outlook te importeren. Standaard geeft de “iCal/Outlook” knop nog steeds uw persoonlijke agenda, maar via de rechtermuisknop krijgt u nu ook de mogelijkheid de agenda’s van uw collega’s in iCal te importeren.

Het overzicht van de volgende vier dagen werd aangepast naar de volgende vijf dagen om een ruimer beeld te hebben van de volgende week.

Uw agenda zal trouwens uw weergavevoorkeur onthouden: of u nu liefst via werkweek of via de volledige week registreert, uw keuze blijft bewaard.

Verder werd ook de lijst van de lijnen uitgebreid. Zo kan u nu ook lijnen exporteren uit afgesloten en nooit uitgevoerde projecten.