Registraties toelaten op gefactureerde/geschorste lijnen
Vorig jaar werd op vraag van heel wat klanten de mogelijkheid toegevoegd registraties op gefactureerde en/of geschorste lijnen te verhinderen. We nemen deze functionaliteit uiteraard niet weg, maar we hebben deze wel herbekeken aan de hand van de feedback en ervaringen over deze feature.
De reden
Wanneer een bepaald deel van een project gefactureerd of geschorst wordt, dan mag er geen vertekend beeld optreden (vooral dan in de nacalculatie) door het toevoegen of aanpassen van registraties. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld extra tijds- of materiaalregistraties op lijnen in regie, inkomende facturen op projecten die al geschorst zijn en dus nooit uitgevoerd worden of extra uren inplannen op iets waar niet meer verder op gepland mag worden.
Dit is dus wel degelijk een reële nood en th!nx kreeg al snel deze optie bij.
Het probleem
Het ontbreken van deze mogelijkheid werd altijd in de context van een project geplaatst en het leek op dat moment dan ook dat de financiële cascade project – adres – klant – divisie de beste plaats was om dit onder te brengen. Op zich was dat ook zo geweest, ware het niet dat het blijkbaar heel veel voorkomt dat er achteraf wel degelijk bepaalde zaken gecorrigeerd of toegevoegd moeten worden: inkomende facturen die pas enkele maanden later door de leverancier worden verstuurd, foute tijdsregistraties die pas bij de nacalculatie naar boven komen, …
Voor de verantwoordelijken binnen het bedrijf die vervolgens deze extra registraties moesten inbrengen of aanpassen was de cascade een veel te omslachtige oplossing: de beperking op registraties moest afgezet worden, de nodige aanpassingen doorgevoerd om vervolgens alles weer kort te sluiten.
De oplossing
Een jaartje verder kunnen we na evaluatie vaststellen dat het al dan niet kunnen aanpassen of aanmaken van registraties eerder een gebruikersgerelateerd privilege is dan een projectgebasserd privilege. Het is immers meestal de projectverantwoordelijke of iemand uit het management die gaat nakijken of iets wel degelijk moet aangepast worden en dan de nodige stappen neemt om correcties uit te voeren.
En zo geschiedde…
Registreren op gefactureerde en/of geschorste lijnen kan vanaf nu ingesteld worden in de gebruikersprivileges en verdwijnt volledig uit de financiële cascade. Op die manier kunnen de medewerkers die de correcties moeten kunnen doorvoeren op gelijk welk moment en zonder extra complexe stappen het nodige doen.
In de module gebruikers vindt u onder de permissies bij Projecten nu de privileges “Registreer wanneer gefactureerd” en “Registreer wanneer geschorst” terug. Deze kan u per gebruiker of per gebruikersgroep instellen.
In de upgrade van th!nx werd een logische standaardwaarde ingesteld bij elke gebruiker: indien de gebruiker deel uitmaakt van de management group die standaard rechten heeft tot alle nieuwe functionaliteiten zal dit privilege aan staan, bij alle andere gebruikers staat deze initieel af.
